Standar Operasional Prosedur

Standar Operasional Prosedur (SOP) – Pengertian, Fungsi, Tujuan, Manfaat, Cara, Prinsip, Pelaksanaan, Pengembangan & Penerapan – Untuk pembahasan kali ini kami akan mengulas mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP) yang dimana dalam hal ini meliputi pengertian, fungsi, tujuan, manfaat, cara, prinsip, pelaksanaan, pengembangan dan penerapan, nah agar lebih dapat memahami dan dimengerti simak ulasan selengkapnya dibawah ini.

Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelsaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir “Laksmi, 2008:52”.

Baca Juga Artikel yang Mungkin Terkait : “Intellectual Capital” Pengertian & ( Karakteristik – Pengukuran )

Fungsi Standar Operasional Prosedur (SOP)

SOP menjelaskan secara detil proses kerja yang  berlangsung secara rutin yang harus di terapkan atau diikuti dalam suatu perusahaan. Penulisan dokumen dalam SOP perlu diterapkan untuk menghasilkan sistem kualitas dan teknis yang konsisten dan sesuai dengan kebutuhan, dan untuk mendukung kualitas data informasi pada perusahaan. Penerapan SOP akan membantu perusahaan untuk mempertahankan kualitas control dan menjaga proses-proses pada perusahaan untuk tetap stabil, dan memastikan perusahaan tetap mematuhi peraturan pemerintah.

Jika dalam perancangan pembuatan SOP terjadi kesalahan, maka hasil yang di dapat menjadi tidak maksimal. Kesalahan yang terjadi dalam proses operasional di suatu perusahaan akan menimbukan kerugian bagi perusahaan tersebut. Oleh karena itu agar fungsi SOP dapat berjalan dengan baik, SOP harus dibuat dengan sejelas mungkin agar tidak terjadi kesalahaan presepsi dan informasi yang terdapat dalam SOP, dan dalam penerapan SOP dibutuhkan adanya pengawasan dan evaluasi dari pihak manajemen agar penerapan SOP dapat sesuai dengan standar yang telah dibuat oleh perusahaan agar hasil yang dicapai menjadi lebih maksimal.

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Baca Juga Artikel yang Mungkin Terkait : Pengawasan Adalah

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Tujuan pembuatan SOP ialah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang baik ialah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

• Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
• Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja dan supervisor.
• Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan “dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik”, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
• Merupakan parameter untuk menilai mutup pelayanan.
• Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
• Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
• Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
• Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
• Sebagai dokumen sejarah bila telah dibuat revisi SOP yang baru.

Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)

SOP atau yang sering disebut sebagai prosedur tetap “protap” adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh sipa dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi “instansi pemerintah” secara keseluruhan. SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain “Permenpan No. PER/21/M-PAN/11/2008”:

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai, cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
9. Membantu penelusuran terhadap keselahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan, menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Baca Juga Artikel yang Mungkin Terkait : Pendidikan Karakter adalah

Manfaat lain dari SOP adalah:

• SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
• Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan
• SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

Cara Pembuatan SOP

Kesalahan dalam pembuatan SOP dapat menyebabkan hasil yang ingin di capai oleh perusahaan menjadi tidak maksimal, dan untuk mengurangi dan menghilangkan terjadinya kesalahan dalam pembuatan SOP, maka dalam merancang suatu SOP harus mempertimbangkan baha SOP tersebut sesuai dengan kondisi perusahaan dan SOP harus dibuat dengan sejelas mungkin dengan memberikan informasi-informasi yang dibutuhkan dalam suatu prosedur kerja.

1. Melakukan observasi secara langsung di lapangan untuk memberikan gambaran aktivitas atau proses kerja yang ada dalam suatu prosedur kerja.
2. Melakukan studi perbandingan atau benchmarking dengan perusahaan sejenis sehingga dapat mengetahui kelebihan dan kekurangan dari prosedur kerja yang terjadi di lapangan.
3. Melakukan pembuatan SOP dengan menggunakan data atau informasi yang diperoleh di lapangan, dan dengan hasil studi perbandingan dari perusahaan lain.
4. Melakukan analisa pada SOP yang telah dibuat apakah telah sesuai dengan prosedur kerja di lapangan dan apakah SOP telah berjalan dengan efektif untuk mencapai tujuan manajemen, dan jika diperlukan membuat analisa perbaikan untuk memperbaiki prosedur kerja yang berlangsung.
5. Apabila SOP sudah tidak dapat mewakili kondisi di lapangan maka perlu dilakukan revisi atau perbaikan SOP

Prinsip Standar Operasional Prosedur (SOP)

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: kemudahan dan kejelasan, efisien dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum dan kepastian hukum.

• Konsisten

  Sop harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu oleh siapapun dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.

• Komitmen

  SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.

• Perbaikan Berkelanjutan

  Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.

• Mengikat

  SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.

• Seluruh Unsur Memiliki Peran Penting

  Seluruh pegawai peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan, jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik maka akan mengganggu keseluruhan proses yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.

• Terdokumentasi Dengan Baik

  Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.

Baca Juga Artikel yang Mungkin Terkait : Akuntansi Biaya adalah

Pelaksanaan dan Pengembangan SOP

Terdapat tujuh langkah untuk mendeskripsikan suatu metode agar dapat membuat suatu bentuk SOP yang baik dan benar, sehingga mudah untuk dipahami oleh pengguna SOP tersebut. Berikut ini adalah tujuh langkah untuk membuat SOP yang baik dan benar:

1. Perencanaan tujuan awal pembuatan SOP

Dengan adanya tujuan yang ingin dicapai, pihak manajemen dapat menyusun langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, serta dapat mengetahui dan mengevaluasi keberhasilan dari penerapan SOP tersebut.

2. Perancangan awal

Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah simple steps, hierarchical steps atau graphic format, maka langkah awal yang harus dilakukan adalah membuat tahapan dari proses yang ada dan yang harus dijalankan. Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah flowchart, maka langkah awal yang harus dilakukan adalah menentukan permasalahan yang akan diselesaikan.

3. Evaluasi Internal

Setelah rancangan awal dibuat, sebaiknya rancangan tersebut dievaluasi oleh seluruh anggota perusahaan yang terlibat sehingga dapat diketahui kekurangan serta kesalahan yang terdapat pada rancangan awal tersebut, dan kemudian meminta saran, kritik, dan usulan yang membangun. Dengan melibatkan seluruh anggota perusahaan yang terlibat dalam SOP tersebut, maka proses pemahaman dan penerapan akan berjalan lebih mudah.

4. Evaluasi Eksternal

Pada tahap evaluasi eksternal, dibutuhkan tim penasehat yang berasal dari luar perusahaan untuk menilai rancangan yang telah dibuat, dan memberikan saran, kritik dan usulan yang dapat membangun pembuatan SOP tersebut. Pihak eksternal dari perusahaan tentu dapat menilai rancangan dengan lebih objektif, dikarenakan mereka tidak terlibat langsung dalam proses penerapan SOP.

5. Pengujian

Tahap pengujian dilakukan untuk mengetahui apakah SOP yang dibuat telah sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh pihak manajemen, dan kemudian hasil pengujian dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dalam melakukan perbaikan dan pengembangan.

6. Perbaikan

Setelah dilakukan tahap pengujian, dapat diketahui kekurangan dan kesalahan dalam SOP yang telah dibuat  dan kemudian dapat segera dilakukan perbaikan sehingga SOP dapat berjalan dengan lebih maksimal. Pada tahap ini juga dapat dilakuakan pelatihan bagi para pekerja agar dapat memanfaatkan SOP sebagai alat bantu untuk mempermudah mereka dalam menjalankan pekerjaan.

7. Pengaplikasian

Setelah SOP telah selesai dibuat dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, kemudian dilakukan pengaplikasian diseluruh divisi dalam perusahaan sehingga tujuan awal yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan maksimal.

Baca Juga Artikel yang Mungkin Terkait : E-Government Adalah

Penerapan SOP

Proses implementasi SOP termasuk setiap langkah yang dibutuhkan untuk memperkenalkan SOP kepada setiap orang yang terlibat didalam SOP tersebut dan menjadiakan SOP sebegai bagian penting dalam setiap operasi rutin. Proses implementaso harus dirancang sedemikian rupa untuk memastikan bahwa:

• Setiap orang dalam perusahaan mendapat informasi dan penjelasan mengenai SOP yang telah diperbaiki ataupun SOP yang baru.
• Rekapan dokumen SOP didistribusikan sesuai dengan kebutuhan dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh anggota perusahaan, terutama yang terlibat langsung dalam SOP tersebut.
• Setiap personil dalam perusahaan mengerti peran dan memiliki pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menerapkan SOP dengan benar dan efektif termasuk pemahaman mengenai konsekuensi jika terjadi kesalahan dalam penerapan SOP tersebut.
• Terdapat personil yang bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya proses, mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang mungkin terjadi, dan memberikan dukungan dalam proses implementasi tersebut.

Demikianlah pembahasan mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP) – Pengertian, Fungsi, Tujuan, Manfaat, Cara, Prinsip, Pelaksanaan, Pengembangan & Penerapan semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian semua,,,terima kasih banyak atas kunjungannya. 🙂 🙂 🙂